VertrouwelijkheidBeschermingsbeleid persoonsgegevens

SA ARHS SPIKESEED ('de Aanbieder') heeft een IT-systeem met de naam Fleetback ontwikkeld. Met Fleetback kan een reeks foto's en video's gemaakt worden en kan deze gekoppeld worden aan een reeks gestructureerde gegevens en bijgevoegde bestanden (de 'Interventies') via internetdiensten (de 'Diensten') op mobiele apps die moeten worden geïnstalleerd en uitgevoerd op een mobiel apparaat, evenals op een webtoepassing die zich bevindt op www.fleetback.com (de 'Website'). Een beschrijving van de functies van de Diensten (de 'Functies') is beschikbaar op de Website.

Onder gebruikers ('Gebruiker') verstaan we elk personeelslid van een autodealer die gebruikmaakt van de Diensten. Om er gebruik van te kunnen maken, moet de Gebruiker een account aanmaken ('Fleetback-account').

OVER DE VERKREGEN GEGEVENS

Dankzij de Diensten hebben de ingeschreven Gebruikers een communicatietool om met de klanten van de autodealer te communiceren. Met deze tool kan de Gebruiker foto's en/of video's maken om een bericht op te stellen en ook de contactgegevens van de klant invoeren of deze gegevens automatisch importeren uit de interne software van de dealer ('Dealer Management System' of 'DMS').

De Aanbieder heeft geen invloed op hoe de Gebruiker de persoonsgegevens gebruikt die via de applicatie worden verwerkt.

De Gebruiker stemt ermee in zich te houden aan de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens waaraan hij is onderworpen. De Gebruiker zorgt ervoor dat hij toestemming verkrijgt van zijn klanten of andere betrokken personen voor het gebruik van hun contactgegevens en het verzenden van berichten.

Hierdoor wordt de Aanbieder beschermd tegen elke actie door een derde partij die beweert dat er sprake is van schending van wettelijke bepalingen als gevolg van gegevensverwerkingsactiviteiten die via de Diensten zijn uitgevoerd in het kader van de eigen gegevensverwerking.

Als subcontractor is de Aanbieder verplicht om technische bewerkingen uit te voeren op de gegevens van de Gebruiker en verbindt hij zich ertoe dit enkel te doen in een context die strikt vereist is voor de levering van de Diensten, zoals beschreven staat onder Functies.

WAT BETREFT DE GEGEVENS DIE DOOR DE AANBIEDER VERWERKT WORDEN BIJ DE ADMINISTRATIE VAN DE GEBRUIKERS HUN FLEETBACK-ACCOUNT

De Gebruikers hebben online toegang tot hun Fleetback-account door verbinding te maken met een account die binnen de webtoepassing is aangemaakt. Toegang tot de Fleetback-account vereist alleen authenticatie via een e-mailadres en wachtwoord. De Gebruiker kan bij het aanmaken van de Fleetback-account zelf een e-mailadres en wachtwoord kiezen.

Bij het aanmaken van de Fleetback-account wordt de gebruiker gevraagd om bepaalde gegevens te verstrekken voor identificatiedoeleinden. Deze omvatten het volgende: e-mailadres, achternaam, voornaam, telefoonnummer (optioneel) en profielfoto (optioneel). De gebruiker kan deze informatie op elk moment in de webtoepassing wijzigen.

De door Gebruikers verstrekte gegevens alsmede de gegevens met betrekking tot hun gebruik van de Diensten worden door de Aanbieder verwerkt voor de levering van de Diensten, het beheer van zijn klanten en de productie van statistieken om zijn Diensten te verbeteren. Deze gegevens zullen niet worden doorgegeven aan derden, tenzij de Aanbieder hiertoe wettelijk verplicht is. De Aanbieder kan deze gegevens ook verwerken in de context van het voorkomen van en omgaan met fraude bij het gebruik van de Diensten en, in geval van een geschil, om zijn belangen te verdedigen.

GEBRUIK VAN CONTACTGEGEVENS VAN GEBRUIKERS

De Aanbieder gebruikt de contactgegevens die door de Gebruiker zijn verstrekt:
  • Om contact op te nemen met de Gebruiker met het oog op het leveren van de Diensten, in het bijzonder om hen te informeren over nieuwe functionaliteiten;
  • Om hen informatie te sturen over nieuwe Diensten die door de Aanbieder worden aangeboden.

De gebruiker kan op elk moment bezwaar maken tegen het voortgezette gebruik van zijn of haar contactgegevens door zich uit de mailinglijsten uit te schrijven.

DE FLEETBACK-DATABASE

De Gebruiker geeft de Aanbieder toestemming om in de Fleetback-database gegevens in te voeren die bedoeld zijn om de verwerking van de door de Gebruiker gecreëerde Interventie-bestanden (naam klant, e-mailadres klant, telefoonnummer klant, offerte) mogelijk te maken.

COOKIES

De Aanbieder maakt gebruik van cookies. Een cookie is een hoeveelheid data die door de server die de website host verzonden wordt naar de browser van de Gebruiker wanneer deze de website bezoekt. De cookies die door de Aanbieder worden gebruikt, maken het eenvoudiger om op de website te navigeren en zorgen voor een meer nauwkeurige analyse van het gebruik van de website. De Aanbieder gebruikt sessiecookies om de Gebruiker zijn voorkeuren te onthouden waardoor het eenvoudiger wordt om op de website te navigeren. Als u niet wilt dat dergelijke cookies worden gebruikt, raadpleeg dan de gebruikershandleiding van uw browser om ze uit te schakelen.

PRIVACY EN VEILIGHEID

Vertrouwelijkheid

De Aanbieder verbindt zich ertoe de striktste vertrouwelijkheid te respecteren met betrekking tot de persoonsgegevens die hij opslaat en verwerkt in verband met de Diensten en deze niet aan derden bekend te maken, behalve voor zover noodzakelijk voor het verlenen van de Diensten of als hij hiertoe wettelijk verplicht is. De Aanbieder zorgt ervoor dat deze verplichting wordt nagekomen door zijn werknemers, vertegenwoordigers of mogelijke subcontractors.

Gegevensopslag en beveiliging

De Aanbieder neemt de redelijke technische maatregelen die overeenkomen met de huidige stand van de technologie, om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging door derden, toevallig verlies en wijziging, toegang en alle andere ongeautoriseerde verwerking door derden. De Aanbieder kan echter niet garanderen dat deze gegevens niet toegankelijk zijn voor derden in geval van hacking of digitale piraterij, zelfs als hij alle redelijke maatregelen neemt om de gegevensbescherming te waarborgen.

De servers waarop de gegevens van de Fleetback-accounts zijn opgeslagen bevinden zich in de Europese Economische Ruimte of in een land dat een adequaat beschermingsniveau biedt. De Aanbieder kan gebruikmaken van de diensten van externe bedrijven en subcontractors, of gegevensopslagmedia van hen huren. In dit geval verkrijgt de Aanbieder van de subcontractor of derde partij toezeggingen op het gebied van vertrouwelijkheid en veiligheid die gelijkwaardig zijn aan die die in het kader van dit document aan de Gebruiker aangeboden zijn.

De Gebruiker, wiens gegevens door de Aanbieder worden opgeslagen, kan te allen tijde bij de Aanbieder informatie opvragen over de plaats waar de gegevens worden opgeslagen en een schriftelijke beschrijving vragen van de technische en organisatorische maatregelen die zijn geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de gegevens te verzekeren. Hij kan dit doen door een verzoek te verzenden naar het volgende adres: support@fleetback.com. De Aanbieder kan in zijn antwoord en beschrijving waar nodig technische elementen of details weglaten indien de bekendmaking ervan de beveiliging van de gegevens in gevaar zou kunnen brengen.

Door gebruik te maken van de Diensten, erkent de Gebruiker dat:
  • hij voldoende op de hoogte is van de technische en organisatorische maatregelen die de Aanbieder neemt om de veiligheid en vertrouwelijkheid van zijn gegevens te waarborgen, zodat hij adequaat wordt beschermd in overeenstemming met de stand van de technologie, tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging door derden, tegen onopzettelijk verlies en tegen wijziging, toegang en elke andere verwerking door derden die niet is toegestaan;
  • deze maatregelen voldoende en adequaat zijn met betrekking tot de gegevens die de Gebruiker voornemens is op te slaan in het kader van de Diensten.

Schade aan gegevensbeveiliging

Als een Gebruiker een gegevensbeveiligingsincident opmerkt, moet hij de Aanbieder hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen op het volgende adres: support@fleetback.com.

RECHT OP TOEGANG, WIJZIGING EN VERWIJDERING VAN GEGEVENS

Gegevens toegankelijk via de account

Gebruikers die een Fleetback-account hebben aangemaakt, kunnen hun persoonlijke gegevens op elk gewenst moment raadplegen en wijzigen. Hiervoor hoeven ze enkel in te loggen op hun Fleetback-account, naar hun profiel te gaan en de gewenste wijzigingen of verwijderingen aan te brengen.

Andere persoonsgegevens

Elke Gebruiker of elke derde partij kan van zijn rechten gebruikmaken om toegang te krijgen tot, wijzigingen aan te brengen aan en bezwaar te maken tegen hun persoonsgegevens. Voor persoonsgegevens die de Aanbieder verwerkt en die niet rechtstreeks door de Gebruiker kunnen worden geopend, gewijzigd of verwijderd via de Functies van de Diensten, kan de Gebruiker of derde partij een verzoek om toegang, wijziging of bezwaar per post sturen naar het volgende adres :

ARHS SPIKESEED S.A.
Fleetback
2b, Rue Nicolas Bové
L-1253 Luxembourg

Er wordt naar bewijs van identiteit gevraagd, wat inhoudt dat een kopie van de identiteitskaart moet worden bijgevoegd. De aanvraag moet worden gedateerd en ondertekend. De Aanbieder zal op dit verzoek reageren binnen de termijn die is vastgelegd in de Luxemburgse wetgeving inzake gegevensbescherming.

WIJZIGING VAN ONS GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

De Aanbieder behoudt zich het recht voor om de voorwaarden van zijn gegevensbeschermingsbeleid op elk gewenst moment en op regelmatige basis te actualiseren en aan te passen, op voorwaarde dat de Gebruikers hiervan 8 dagen voordat de bijgewerkte of gewijzigde voorwaarden van kracht worden, op de hoogte worden gebracht. De bijgewerkte versie van dit beleid is altijd beschikbaar op de Website. Gebruik van de Website of Diensten door de Gebruiker na wijzigingen of herzieningen van het gegevensbeschermingsbeleid impliceert acceptatie van het gewijzigde beleid. Als de Gebruiker deze wijzigingen niet accepteert, is het aan de gebruiker om zijn account te annuleren.

TOEPASSELIJKE WET

Onze verplichtingen en vereisten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zijn onderworpen aan de Luxemburgse wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

emoji